Marcel Alderliesten is ruim twintig jaar als projectmanager betrokken bij uiteenlopende projecten. Van dijkversterking in Zeeland tot overnametrajecten. Hij is ervan overtuigd dat projectmethode alleen niet voldoende is voor succes. Hij heeft daarom door de jaren heen een praktische werkwijze ontwikkeld.
“Binnen projectmanagement is er veel aandacht voor de harde kant, zoals: opdrachtomschrijving, methoden, technieken en contractuele afspraken. De zachte kant is echter minstens zo belangrijk voor het slagen van een project. Zaken als: cultuur, context en samenwerking.”
Projectmethoden alleen zijn onvoldoende voor succes
Als Marcel wordt gevraagd voor een project, is dit meestal omdat er iets niet lekker loopt of omdat het project dreigt te stranden. Zijn ervaring op dit gebied zorgt ervoor dat het project tot een succes kan komen en de projectorganisatie nieuwe energie krijgt. Hij maakt daarbij gebruik van praktische en theoretische kennis. Hij behaalde twaalf jaar geleden zijn doctors titel met als specialisme het herkennen en oplossen van probleemgebieden binnen projecten. De titel projectendokter past hem daarom uitstekend.
“Als projecten stroef lopen, zit dit altijd in de zachte kant van een project. Hier moet echt meer aandacht voor zijn.”
Marcel neemt nooit een methode als uitgangspunt. PRINCE2, MSP, Agile, Scrum, Lean Six Sigma; het zijn voor hem niet meer dan talen waarin tijdens een project gesproken wordt. Iedere methode heeft zo zijn voordeel en nadeel. Managementstijl, de medewerkers en het kunnen laten functioneren van een team bepalen wat Marcel betreft het succes.
Noodzaak en aanleiding
Een methode is voor Marcel dus niet het uitgangspunt. Hij stemt zijn aanpak af op de noodzaak van het project. Hij inventariseert in welke fase het project zit, wat de urgentie is en hoever het project zit op het originele tijdspad.
De noodzaak of aanleiding voor een project kan niet losgezien worden van het risico dat samenhangt met het wel of niet uitvoeren en slagen van het project. Marcel brengt in een zo vroeg mogelijk stadium in kaart wat het effect is als een project niet succesvol wordt. “Als denkoefening heb ik hierbij altijd in mijn hoofd: Hoe komt dit project in het nieuws als het niet succesvol wordt?”
Cultuur en context
Zijn aanpak en de methoden die hij gebruikt, zijn sterk afhankelijk van de cultuur bij de betreffende organisatie. Agile kan voor een organisatie in een bepaalde situatie heel goed werken. Voor een andere organisatie is, in dezelfde situatie, Six Sigma beter passend. “Een methode is ondergeschikt aan het motto of de missie van een organisatie.” Marcel geeft als voorbeeld de missie van een drinkwaterbedrijf: duurzaam en uitstekend drinkwater leveren met en voor iedereen. Ieder project zal binnen deze missie moeten vallen en hieraan moeten bijdragen.
De context van het project is nauw verweven met de cultuur van de omgeving. Maar ook met culturele verschillen binnen een project en binnen een projectteam moet rekening worden gehouden. “Deze verschillen zijn in Nederland al merkbaar, laat staan als je werkt met een internationaal team. Als je hiervoor geen oog hebt, trap je onbedoeld op heel veel tenen en beweeg je als een olifant in een porseleinen kast. Dat brengt je nergens.”
Verhouding opdrachtgever en -nemer
“Als ik begin aan een project, dan kijk ik altijd naar de onderlinge relaties. Het valt me vaak op dat mensen elkaar zijn kwijt geraakt in de voorliggende periode.” Dit kan gaan om projectmedewerkers onderling maar ook om de relatie tussen opdrachtgever- en nemer.
Een opdrachtgever kan bijvoorbeeld bepaald hebben dat de bewoners gedurende een aantal weken niet mogen parkeren binnen de projectgrenzen. Dat bewoners niet volgzaam doen wat gedicteerd wordt zonder dat daar een goede uitleg bij wordt gegeven, is algemeen bekend. In het onderlinge contact is er dan iets misgegaan en daar heeft een project last van. Het is daarom belangrijk om steeds met elkaar in contact te blijven.
Doctor in de wetenschap van projecten
Marcel promoveerde twaalf jaar geleden (Business Administration and Economics) op het herkennen van probleemgebieden binnen een project. “Problemen doen zich voor wanneer er een verstoring is in één van de vier aandachtsgebieden: kwaliteit, veranderende eisen, omgeving en waarden.”
Met deze verstoring bedoelt Marcel bijvoorbeeld dat competenties van een projectteam niet goed aansluiten bij de projectopdracht of bij de fase waarin het project zich bevindt. In zo’n geval is er een verstoring in het probleemgebied ‘kwaliteit’. Daar moet je dan aan werken. Een ander voorbeeld is dat wetgeving verandert tijdens de looptijd van een project of een maatschappelijke discussie loskomt die invloed heeft op het project en het projectteam. Denk hierbij aan toetsingskaders die wijzigen terwijl het uitvoeringsontwerp is afgerond. Hierdoor is sprake van veranderen eisen binnen het project.
Dit zijn voorbeelden van problemen die zich voordoen in lopende projecten. Als interim manager stap je altijd op een rijdende trein. En die trein moet te allen tijde in beweging blijven. Tegelijkertijd werk je aan het vinden van oplossingen voor de verstoring. In deze dynamiek hou je de aandacht op het opleveren van het project. Het stuurbaar houden van dat doel doe je samen met mensen en samenwerking is dus belangrijk.
Om het verschil te maken, is een gezamenlijk doel onontbeerlijk. Marcel stelt voor ieder project daarom een missie op. “Hiermee omzeil je cultuurverschillen en het projectteam verbindt erdoor. Het werkt stimulerende als iedereen werkt aan een eenduidig en makkelijk te begrijpen doel.”
Voor iedereen is de “waarde” verschillend. De een denkt aan de waarde van een proces terwijl de ander denkt aan de waarde om een projectdoel te behalen. Het is dus van belang dat we ons realiseren dat de beleving van waarden verschillend is tussen personen onderling, binnen een team, tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en ook tussen het project en haar omgeving.
Van focus op harde kant naar focus op zachtere factoren
De harde kant bestaat uit zaken die relatief eenvoudig te controleren en te beoordelen zijn. Binnen ieder project vormen ze de basisvoorwaarden die gedragen en omsloten worden door de zachtere factoren als samenwerking, motivatie, cultuur, noodzaak en verhoudingen. Door nadruk te leggen op deze zachte kant, weet projectendokter Marcel ieder project te herstellen.
Door de jaren heen is Marcel het belang gaan inzien van de zachte kant van samenwerking. Mensen meekrijgen in een idee, motiveren tot bepaalde handelingen, energie krijgen in een team; het lukt niet door simpelweg te wijzen op je eigen gelijk, dictaten af te geven of een belangrijke functie te bekleden. “Qua manager ben ik een ander persoon dan twintig jaar terug. Vanuit begrip en in contact kom je zoveel verder!”
Goede samenwerking tussen Marcel en Acutec
“Ieder project is uniek en hier moet je de juiste mensen bij zien te vinden. Dit is niet zo eenvoudig, maar Acutec begrijpt dit als geen ander. Ik vind dat ze dit heel goed doen; altijd gericht op de mens en met voldoende gevoel bij begrippen als noodzaak en cultuur.”
Marcel en Acutec werken al jaren nauw samen. Marcel heeft via Acutec aan de kant van de opdrachtgever gezeten en hij heeft in 2021 een workshop verzorgt voor klanten van Acutec.